業務システムを見積もってほしいとシステム会社に頼んだら、有料ですと言われた。

開発会社によっては、見積もりから費用を取ることもあります。要件定義といって、どういった業務の要求をどうやって実現させるかをヒアリングしながら細かく設計していきます。システムの大きさによってはびっくりするくらいの量のドキュメントを作成し、小さなシステム開発費用相当の請求がされる場合もあります。要件定義は日本独特のフローではありますが、開発したものが自社の業務に合わないことがないよう、開発前に確認するといった意味では有用な場合も多いでしょう。要件定義は無料、または発注を前提として無料とする開発会社も多くあります。

システムの規模や予算によっては不相応なこともあるので、まずは自社の規模やコストに合った開発会社を選び、必要に応じて要件定義を行ったり、省略したり、無料の会社を選んだりするのがいいかと思います。

ただ、要件定義を実施しない場合も、簡易でいいので自社の業務を整理したドキュメントや、要求定義と呼ばれるシステムに要求する要件をまとめたドキュメントをあらかじめ用意し、発注前に相手に伝えると、開発後の齟齬やトラブル、予算額の膨張を防ぐのに役立ちます。